Wie Sie Unternehmensinformationen für Investoren und für KI strukturieren

Kurz gesagt

Dasselbe Dokument verwirrt einen menschlichen Investor und ein KI-Tool aus demselben Grund. Es ist nicht klar, welche Zahl aktuell ist, was ein Begriff bedeutet oder welche Version gilt. Unternehmensinformationen zu strukturieren heißt, diese drei Dinge einmal im Material selbst zu klären, statt sie bei jeder Nachfrage neu zu erklären. Dann muss sich an dem, was Sie sagen, für KI nichts ändern. Es ändert sich nur, ob ein Leser, Mensch oder Maschine, die relevanten Stellen tatsächlich findet.

Die wichtigsten Fakten

• Unklare Datumsangaben, uneinheitliche Begriffe und das Fehlen einer einzigen aktuellen Version verursachen bei Investoren und KI-Tools dieselben Probleme.

• Unternehmensinformationen zu strukturieren ist eine redaktionelle Entscheidung. Dafür braucht es keine neue Software und kein Redesign.

• Die übliche Lösung ist kurz. Benennen Sie Dinge einmal, definieren Sie Begriffe beim ersten Gebrauch, datieren Sie jede Zahl, die sich ändern kann, und pflegen Sie eine aktuelle Version.

• Nichts davon ändert, was Sie sagen. Es ändert, ob man es findet.

Was geht eigentlich schief, wenn Unternehmensinformationen nicht strukturiert sind?

Nehmen Sie die Investorenseite eines Unternehmens nach drei Jahren voller Aktualisierungen. Meist sieht das so aus. Die Umsatzzahl auf der Startseite stammt aus dem Foliensatz des letzten Quartals. Die Zahl im aktuellsten Bericht ist neuer und weicht leicht ab, weil der Foliensatz eine vorläufige Zahl verwendete. Sie wurde später korrigiert, aber niemand hat die Startseite angepasst. Ein Begriff wie “wiederkehrende Umsätze” taucht zweimal auf derselben Website auf und bedeutet jedes Mal etwas leicht anderes. Zwei Personen haben diese Seiten im Abstand von acht Monaten geschrieben, und keine hat den Text der anderen gelesen. Der Geschäftsbericht liegt als eingescanntes PDF vor, das Halbjahresupdate als Webseite. Wer beides vergleicht, muss raten, welche Version die aktuelle Antwort enthält.

Nichts davon ist ungewöhnlich. So geht es fast jedem Bestand an Unternehmensmaterial, der über Jahre wächst, ohne dass jemand die Ränder pflegt. Niemand hat das so geplant. Es hat sich Update für Update angesammelt.

Warum verwirrt derselbe Fehler einen Investor und ein KI-Tool?

Liest ein Investor die falsche Umsatzzahl auf dieser Seite zum ersten Mal, passiert noch nichts Ernstes. Landet die veraltete Zahl aber im Modell eines Analysten, wiederholt sich der Fehler dort, wo es zählt. Ein Investor, der sich durch zwei Jahre Updates arbeitet, um herauszufinden, was “wiederkehrende Umsätze” hier umfasst, gibt meist nach der zweiten Unstimmigkeit auf und fragt Sie direkt.

Ein KI-Tool, das dasselbe Material liest, steht vor derselben Weggabelung, nur schneller und ohne die Möglichkeit nachzufragen. Es muss trotzdem entscheiden, welche Version gilt. Widerspricht sich das Material selbst, kann es die falsche Version genauso leicht abrufen oder wiedergeben wie die richtige.

Die Lösung ist keine eigene technische Schicht über Ihren bestehenden Seiten. Es ist dieselbe Lösung, um die unzufriedene menschliche Leser schon gebeten haben. Manche sagen es direkt. Andere hören auf zu lesen und schreiben Ihnen stattdessen eine E-Mail.

Was bricht zuerst: Namen, Datumsangaben oder Definitionen?

Meist die Namen. Nennt Ihr eigenes Material dieselbe Sache auf zwei Arten, etwa eine Kennzahl, eine Tochtergesellschaft oder eine Produktlinie, muss jeder Leser raten, ob es dieselbe Sache ist oder etwas Neues. Legen Sie den Namen fest, den Sie künftig verwenden, und nutzen Sie ihn konsequent auf Ihren aktuellen Seiten und im laufend gepflegten Material. Historische Mitteilungen wie frühere Pressemitteilungen und Präsentationen lassen Sie so, wie sie veröffentlicht wurden. Ein solches Dokument belegt, was damals gesagt wurde, und ist keine Seite zum Umschreiben. Hat sich der Name seither geändert, reicht ein kurzer, datierter Hinweis.

Danach kommen die Datumsangaben. Einer Zahl ohne klaren Stichtag kann niemand vertrauen, weil man nicht erkennt, ob sie aus diesem Quartal stammt oder vor zwei Jahren still veraltet ist. Datieren Sie jede Zahl, die sich ändern kann, nicht nur das Dokument, in dem sie steht.

Definitionen zählen am meisten bei Begriffen, die Sie nicht selbst erfunden haben. “Bereinigtes EBITDA” oder “vergleichbares Wachstum” bedeutet in Ihrem Geschäft etwas Bestimmtes, und das muss nicht dem entsprechen, was ein Wettbewerber oder ein Lehrbuch darunter versteht. Definieren Sie den Begriff einmal, dort, wo er zuerst auftaucht, und verwenden Sie genau diesen Wortlaut überall sonst, statt jedes Mal eine neue Erklärung zu schreiben.

Was sollte an einem Ort liegen statt verteilt über fünf Dokumente?

Alles, was sich ändert. Eine Gründerbiografie, die über Jahre gleich bleibt, kann liegen, wo es gerade praktisch ist. Eine Zahl, die sich jedes Quartal ändert, eine Definition, auf die Sie sich immer wieder stützen, eine Richtlinie dazu, was Sie wann berichten, all das braucht eine kontrollierte Quelle. Das ist der eine Ort, an dem der aktuelle Wert liegt und zuerst aktualisiert wird. Pressemitteilung, Foliensatz, Geschäftsbericht und Website nennen weiterhin dieselbe Zahl. Das ist normal und oft vorgeschrieben. Neu ist, dass sie alle aus dieser einen Quelle schöpfen und mit ihr übereinstimmen, statt dass fünf Personen je ihre eigene Version der Wahrheit pflegen.

In der Praxis ist das meist eine einzelne Referenzseite, ein kurzes Glossar oder eine klar gekennzeichnete Seite mit aktuellen Zahlen. Der Rest Ihrer Website und Ihrer Berichte verweist darauf, statt die Inhalte zu wiederholen. Ändert sich eine Zahl, ändert sie sich an einem Ort, und alles, was darauf aufbaut, stimmt, ohne dass sich jemand daran erinnern muss.

Zu dieser einen Quelle gehört auch Maschinenlesbarkeit, und der Begriff meint weniger, als er klingt. Er heißt nur, dass Software erkennen kann, worum es sich bei einer Information handelt, ohne dass ein Mensch es vorher erklärt. Eine Zahl ist damit beschriftet, was sie misst und zu welchem Stichtag. Eine Überschrift sagt klar, welche Frage der Abschnitt beantwortet. Ein Glossareintrag lässt sich mit dem Begriff abgleichen, der drei Absätze später wieder auftaucht. Es geht nicht darum, für eine Maschine statt für einen Menschen zu schreiben. Es geht darum, keinen der beiden raten zu lassen.

Was sollten Sie unangetastet lassen?

Den Text selbst. Wer sein Material strukturiert, muss seine Berichte nicht in Tabellen verwandeln und der Art, wie er über das Geschäft spricht, nicht die Stimme nehmen. Klare Struktur und ein natürlicher, gut lesbarer Stil widersprechen sich nicht. Wer darin einen Grund sieht, steifer zu schreiben, hat den Tausch falsch verstanden. Korrigieren müssen Sie das Gerüst um den Text herum, also was einheitlich benannt, datiert und einmal definiert ist. Die Sätze können so menschlich bleiben, wie sie sind.

Verteilen Sie den Aufwand außerdem nach Bedeutung. Eine einmalige Veranstaltungsseite von vor drei Jahren, auf die kaum noch jemand verlinkt, braucht nicht dieselbe Aufmerksamkeit wie Ihre aktuelle Investorenseite oder Ihre letzten beiden Berichte. Stecken Sie die Zeit dorthin, wo Investoren und KI-Tools tatsächlich lesen, statt jede Seite im Archiv gleich gründlich zu polieren.

Wessen Aufgabe ist das?

Nicht die eines Webentwicklers, und auch kein Punkt, der bis zum nächsten Website-Relaunch im IT-Backlog liegt. Es geht um Entscheidungen über Ihre eigene Story, nicht über Code. Wie heißt etwas, welche Zahl ist aktuell, welche Definition gilt? Diese Entscheidungen gehören der Person, die die Story bereits verantwortet. Das ist die IR-Leitung, wenn es sie gibt, sonst der CFO oder wer im Gründerteam den Zahlen am nächsten steht.

Steht diese Struktur, wird sie auch zu dem Material, aus dem MIRA Investorenfragen beantwortet, ausschließlich anhand Ihrer eigenen freigegebenen Unternehmensinformationen. Was MIRA genau ist, erklärt der Beitrag Was ist ein quellenbasierter IR-Assistent?. Hier geht es um etwas Engeres. Dieselbe Struktur, die einem menschlichen Leser hilft, sorgt dafür, dass MIRA auf die richtige Quelle verweist und nicht auf die falsche.

Geben Sie einer Person die Aufgabe, diese Struktur aktuell zu halten, auch wenn es nur ein kleiner Teil einer größeren Rolle ist. Lassen Sie sie die Struktur einmal pro Quartal mit Ihrem Material abgleichen, dann, wenn Sie ohnehin an Ihren Berichten arbeiten. Ist niemand zuständig, fällt das Material über einige Berichtszyklen hinweg in dasselbe Durcheinander zurück.

Fazit

Investoren und KI-Tools stoßen auf dieselben drei Probleme: einen Namen, der auf zwei Arten verwendet wird, eine Zahl ohne Datum, einen Begriff, den niemand definiert hat. Das zu beheben ist eine redaktionelle Aufgabe, keine technische, und Ihre Berichte behalten dabei ihre eigene Stimme. Geben Sie die Aufgabe der Person, die Ihre Story bereits verantwortet, und prüfen Sie so oft, wie Sie Ihre Zahlen ohnehin aktualisieren.

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Über die Autorin: Nataly Usuga arbeitet im Business Development bei Finvictum. Sie arbeitet täglich mit Gründern und IR-Teams daran, wie KI ihre Story findet oder falsch liest, bevor überhaupt jemand mit ihnen spricht. Vernetzen Sie sich auf LinkedIn.