Hoe houdt u investeerders op de hoogte na een investeringsronde zonder te verdrinken in e-mails?

In het kort

Na een investeringsronde kost de update die u één keer per maand verstuurt niet de meeste tijd. De vraag die drie dagen later binnenkomt wel, en de week erna dezelfde vraag van iemand anders, in andere woorden. Elke vraag beantwoordt u vanaf nul. Scheid de geplande update van de losse vragen en geef investeerders een manier om een deel van die vragen zelf te beantwoorden. Dan is de inbox niet langer het probleem.

Kernpunten

• Een geplande update en een losse vraag zijn twee verschillende taken. Alleen de eerste wordt makkelijker door herhaling.

• Wat u hebt beloofd te rapporteren, staat vaak al in de documenten van de ronde zelf, niet in een sjabloon dat u later ergens vindt.

• Het volumeprobleem zit zelden in de maandelijkse verzending. Het zit in de vervolgvragen daartussen.

• Een korte, specifieke update wordt gelezen. Een lange, algemene update wordt vluchtig doorgenomen, en dat levert meer e-mails op, niet minder.

Wat investeerders eigenlijk willen, is eenvoudig. Ze willen bewijs dat het bedrijf zich ontwikkelt zoals verwacht, een helder overzicht van wat er veranderd is sinds het laatste contact, en een idee van wat u eraan doet. Een rustigere inbox volgt daaruit als u dat goed doet. Het is geen doel op zich.

Wat hebt u eigenlijk afgesproken toen de ronde werd afgesloten?

De meeste oprichters sturen updates omdat het hoort, en dat klopt ook. Maar vaak staat het echte antwoord al in de documenten van de ronde. Termsheets en aandeelhoudersovereenkomsten bevatten regelmatig informatierechten, een clausule over wat investeerders mogen inzien, hoe vaak en in welke vorm. Sommige clausules zijn heel specifiek en noemen kwartaalcijfers of een boardpack. Andere zeggen bijna niets.

Als die clausule bestaat, is ze een beter vertrekpunt dan een structuur die u overneemt van een nieuwsbrief die u ooit las. Ze zegt wat u echt verschuldigd bent, en die lijst is meestal korter dan oprichters verwachten. Vaak gaat het om de kaspositie, de omzet of een handvol operationele cijfers, soms om niets specifiekers dan “regelmatige updates”. Alles boven dat formele minimum is een keuze, geen verplichting. Het is wat u besluit te delen om de relatie goed te laten lopen. Lees de documenten wel zorgvuldig. Naast de algemene clausule kunnen er boardrechten, side letters en voorwaarden voor één investeerdersklasse bestaan, waardoor wat u verschuldigd bent per investeerder kan verschillen. Een oprichter die dit één keer nakijkt, aan het begin, discussieert later minder lang met een investeerder over wat er precies beloofd is.

Wat betekent investeerders op de hoogte houden in de praktijk?

Twee aparte taken, niet één. De eerste is de update die u volgens een vast schema verstuurt, maandelijks of per kwartaal, aan iedereen tegelijk. Welk ritme past, hangt vooral af van hoe snel dingen veranderen. Een bedrijf in een vroegere fase, of een bedrijf dat snel verandert, heeft meestal elke maand iets te melden. Een stabieler bedrijf kan vaak toe met een kwartaalritme. Welk ritme u kiest, telt minder dan dat u het volhoudt.

De tweede taak is wat uw inbox echt vult. Een investeerder vraagt waarom de groei in een bepaalde maand vertraagde. Een ander vraagt hoe de ronde van een concurrent uw positie verandert. Een derde vraagt om dezelfde uitsplitsing die iemand anders twee weken eerder al vroeg.

De eerste taak is gepland. De tweede niet, en die stopt niet omdat u een update hebt verstuurd. De meeste oprichters behandelen beide op dezelfde manier. Ze beantwoorden alles per e-mail zodra het binnenkomt, en daar gaat de tijd naartoe.

Er is een derde geval, en dat hoort bij geen van beide taken. Denk aan een plotselinge verandering in de runway, een verloren klant die de prognose verandert of een wissel in het leiderschapsteam. Geen van die zaken mag wachten tot de volgende update aan de beurt is. Stuur ze apart, zodra u het weet, los van het schema en los van de gewone vervolgvragen.

Waar gaat de tijd na een investeringsronde echt naartoe?

Niet naar de geplande update. Hebt u die één keer geschreven, dan kost de volgende ongeveer evenveel moeite: dezelfde onderdelen, nieuwe cijfers. Met losse vragen werkt dat anders. Elk antwoord schrijft u opnieuw, voor één persoon, ook als iemand anders een maand eerder iets gelijkaardigs vroeg. Niemand houdt bij wat al beantwoord is, dus niemand merkt hoe vaak dezelfde vraag twee keer aan bod komt.

Daar zit de echte kostenpost. Een oprichter die een nette maandelijkse update verstuurt en toch uren per week kwijt is aan losse mails van investeerders, heeft het probleem niet opgelost waarvoor de update bedoeld was. Er is alleen een tweede probleem naast het eerste bijgekomen.

Wat hoort er in de maandelijkse update?

Minder dan de meeste oprichters erin stoppen. Eén zin over het belangrijkste nieuws van de maand. Drie tot vijf cijfers die voor uw bedrijf echt tellen, geen algemene lijst die ergens is overgenomen, met de vorige periode ernaast. Zo zien investeerders een richting en niet alleen een getal. Een paar concrete successen, die u gewoon bij naam noemt in plaats van ze te verpakken in “goede voortgang”.

Hetzelfde geldt voor wat niet goed ging. Investeerders die alleen goed nieuws horen, gaan de update op een bepaald moment wantrouwen. Dan mailen ze u rechtstreeks om na te gaan wat er echt aan de hand is.

Sluit af met één specifiek verzoek. Niemand doet iets met “laat het ons weten als u kunt helpen”, omdat de lezer dan het denkwerk voor u moet doen. “Een introductie bij iemand die finance heeft geleid bij een bedrijf van onze omvang” krijgt wel een reactie. Net als “leads voor een backend engineer met ervaring in payments” of “iemand die ooit een huurcontract heeft onderhandeld zoals het contract waar wij nu naar kijken”. Het verzoek verandert elke maand. De gewoonte om er precies één op te nemen, blijft.

Houd het geheel op één pagina. Wat langer is, wordt vluchtig gelezen, en net de vluchtig gelezen delen hadden meestal een vervolgmail kunnen voorkomen.

Wat verandert er als investeerders iets kunnen opzoeken in plaats van u te mailen?

Een deel van de vervolgvragen heeft u persoonlijk niet nodig. Vraagt iemand naar een cijfer dat al in uw laatste update stond, of naar iets dat uw materiaal al behandelt, dan bestaat het antwoord al. Het moet alleen op de juiste manier bovenkomen, met een eerlijke melding wanneer de vraag buiten valt wat u echt hebt gedeeld.

Daarvoor is MIRA gebouwd. MIRA antwoordt uitsluitend op basis van uw goedgekeurde bedrijfsinformatie en toont precies waar elk antwoord vandaan komt, in plaats van ter plekke een samenvatting te bedenken. Wat dat volledig inhoudt, leest u in wat is een brongebaseerde IR-assistent. Voor een oprichter zonder eigen team is het praktische effect kleiner dan een pitch doet vermoeden. Een deel van de herhaalde vragen krijgt een antwoord zonder dat u nog een e-mail schrijft. En u ziet waar mensen echt naar vragen. Dat zegt meer over waar uw verhaal onduidelijk is dan de e-mails ooit deden.

Conclusie

De geplande update en de vervolgvragen zijn verschillende problemen met verschillende oplossingen. De update lost u op door hem kort en eerlijk te houden en te versturen volgens een schema dat u volhoudt. De vervolgvragen lost u op door te bepalen wat echt een persoonlijk antwoord van u vraagt, en wat alleen een verwijzing naar iets dat u al hebt geschreven. De meeste oprichters regelen alleen het eerste en vragen zich dan af waarom de inbox nooit leeg raakt.

Wilt u zien welke vervolgvragen uw investeerders zelf kunnen opzoeken? Plan een MIRA-demo met uw laatste update en het materiaal dat u al hebt gedeeld.

Over de auteur: Nataly Usuga werkt in Business Development bij Finvictum. Ze werkt dagelijks met oprichters en IR-teams aan de manier waarop AI hun verhaal vindt, of verkeerd leest, nog voor iemand met hen praat. Maak contact via LinkedIn.